Ein Überblick für Kunden und Interessenten: welche Schritte der Auto-Dienstplaner bei jedem automatischen Planungslauf durchläuft, und warum jeder einzelne Schritt für einen rechtssicheren, fairen Dienstplan notwendig ist.
Die automatische Planung ist kein "schwarzer Kasten" — sie arbeitet eine feste, nachvollziehbare Reihenfolge von Prüfungen ab. Harte gesetzliche Vorgaben (Arbeitszeitgesetz) haben dabei IMMER Vorrang vor weichen Kriterien wie persönlichen Wünschen. Erst wenn alle harten Regeln erfüllt sind, entscheidet die Software nach Fairness- und Präferenzkriterien, wer welche Schicht übernimmt.
Zu Beginn jedes Planungslaufs stellt die Software den aktuellen Stand zusammen: welche Mitarbeiter sind aktiv, welche Objekte und Schichten bestehen, welche Rollen und Qualifikationen sind wo gefordert, welche Tarifbereiche gelten, welche Urlaube/Krankmeldungen/Sperrtage liegen im Zeitraum.
Für jeden Tag und jede Schicht wird bestimmt, wie viele Personen in welcher Rolle benötigt werden — inklusive besonderer Anforderungen wie Vier-Augen-Prinzip, Schichtleitung oder geforderter Qualifikation (z. B. §34a-Sachkunde).
Für jede offene Stelle prüft die Software, wer grundsätzlich in Frage kommt: keine Urlaubs-/Krankheitszeit, keine Wochentags-Sperre, passende Qualifikation, zugewiesene Rolle, gültiger Vertrag, kein bereits erreichtes Stundenlimit.
Aus dem verbleibenden Kandidatenkreis werden alle Personen aussortiert, deren Einsatz eine harte gesetzliche Grenze verletzen würde: die 11-Stunden-Mindestruhezeit zwischen zwei Diensten, die werktägliche Höchstarbeitszeit, Pausenpflichten und der Ersatzruhetag bei Sonn-/Feiertagsarbeit.
Fahrgemeinschaften werden nach Möglichkeit gemeinsam eingeteilt, als "getrennt" hinterlegte Personen nie gemeinsam. Notfall-Überstunden werden nur bei ausdrücklicher Zustimmung des Mitarbeiters vergeben, Schichtleitung wird zwischen Berechtigten rotierend verteilt.
Unter den verbleibenden, zulässigen Kandidaten entscheidet ein Fairness-Kriterium: wer aktuell im Verhältnis zu seinem Stundenkontingent am wenigsten eingeplant ist, wird bevorzugt — direkt danach fließen persönliche Präferenzen ein (bevorzugte Schicht, bevorzugtes Objekt). Ein Wunsch führt aber nie dazu, dass eine Stelle unbesetzt bleibt.
Die ausgewählte Person wird eingeplant, ihr verbleibendes Stundenkontingent aktualisiert sich sofort für die nächste Entscheidung. Am Ende prüft ein unabhängiger Selbsttest den kompletten fertigen Plan noch einmal gegen alle harten Regeln, bevor er freigegeben wird.
Der fertige Plan steht der Verwaltung zur Prüfung bereit und wird erst nach objektweiser Freigabe für Mitarbeiter in der Selbstbedienung sichtbar. Änderungen danach (Tausch, Krankheit, offene Stellen) durchlaufen dieselben Regel-Prüfungen wie der ursprüngliche Planungslauf.
Gesetzliche Vorgaben (Ruhezeit, Höchstarbeitszeit, Vertragsende, Qualifikationspflicht) werden nie zugunsten eines Mitarbeiterwunsches oder einer knappen Besetzung aufgeweicht. Lieber eine offene Stelle sichtbar machen als eine Regel brechen.
Jede Zuteilung lässt sich auf eine der obigen Regeln zurückführen. Das manipulationssichere Änderungsprotokoll hält zusätzlich fest, wer wann welche manuelle Anpassung vorgenommen hat.
Die automatische Planung ersetzt keine menschliche Entscheidung dort, wo eine Abwägung nötig ist — etwa bei kurzfristigen Ausfällen, ungewöhnlichen Sonderwünschen oder betrieblichen Einzelfällen. Sie liefert dafür einen regelkonformen, fairen Ausgangsplan, den die Verwaltung jederzeit einsehen, nachvollziehen und bei Bedarf manuell anpassen kann.
Gerne in einer unverbindlichen Live-Demo mit echten Beispieldaten erläutert.